Técnica time blocking con Google calendar

El time blocking es una técnica que te permite asignar momentos a tus tareas. Hemos escuchado la frase “todas las personas tenemos 24 horas al día y lo que hacemos con nuestro tiempo depende de nosotros”, en esa medida si has venido trabajando temas de productividad, es probable que tengas una lista de tareas que deseas completar.

Pero, ¿qué sucede cuando estas listas se vuelven interminables? Empezamos a perder nuestro tiempo de descanso, fines de semana, etc. Esto es el resultado de planear más cosas de las que podemos hacer. Aquí es donde entra el time blocking al rescate, te permitirá tener conciencia de tus tiempos. Te invitamos a que nos acompañes a conocer esta técnica.

Cómo iniciar

Debemos tomarnos un tiempo para poder organizarnos, te recomendamos realizar una lista de tareas semanal; puedes usar papel, Notion, Todoist o la aplicación que más te guste.

Te darás cuenta que hay muchas tareas similares, recuerda agregar asuntos personales, estudio, trabajo, entre otros. Más adelante las agruparemos en categorías.

Qué vamos a hacer

La idea del time blocking, es como su nombre lo indica bloquear momentos para realizar tareas, ¿Recuerdas un horario de clases del colegio? es exactamente lo mismo, bloquear momentos te permitirá concentrarte en un conjunto de tareas y te ayudará a mantener la concentración.

¿Por qué agrupamos tareas? en algunos lugares recomiendan colocar todas las tareas en el calendario, pero en nuestra experiencia esto puede complicarse al momento de planificar, mover tareas, agregar nuevas tareas o corregir, incluso algunas tareas tienen una duración de 15 minutos y sería un bloque muy pequeño.

Por esa razón, recomendamos usar bloques por clasificación y puedes realizarlo de diferentes formas, por ejemplo por categoría de trabajo, o bien por uso de espacios y equipo. Supongamos que tienes un video-blog en youtube y manejas tu marca personal en redes sociales, puedes aprovechar que tienes tu espacio de grabación y el equipo listo para realizar un bloque de grabaciones. Todo esto debe ser planeado con calma y a tu conveniencias, 100% personalizado.

Estos bloques los llevaremos a un calendario, te recomendamos que sea digital porque de esta forma puedes editarlo fácilmente y automatizar. Nosotros usamos Google calendar por múltiples razones como la integración con otras herramientas de Google, es gratuito y multiplataforma, puedes acceder desde cualquier dispositivo sin instalar nada adicional, lo único que necesitas es una cuenta de Google.

10 Recomendaciones antes de iniciar con time blocking

Te compartirmos algunas recomendaciones que nos han sido útiles, de igual forma con el tiempo podrás personalizar tu metodología.

1. No planear más de lo que podemos hacer
2. Incluir momentos de descanso y ocio
3. No tener miedo a espacios en blanco, no intentar llenar todos los espacios
4. Eliminar distracciones durante nuestro time blocking, por ejemplo podemos avisar a nuestros clientes horarios de atención
5. Iniciemos básico, no nos pasemos de específicos, poco a poco podemos ir mejorando nuestro calendario
6. Coloca bloques máximo 5 cosas al día, se generoso o no vamos a cumplir nada
7. Trata de identificar tu horario productivo para dejar las tareas más complejas o que requieren de tu atención en este espacio
8. Usa textos descriptivos para no confundirte
9. Deja un tiempo entre cada bloque de 5 a 10 minutos, esto es importante para respirar, desconectarnos unos minutos
10. Disfruta del proceso, personaliza con colores y emojis tus bloques

Vamos a Google calendar

Google calendar será nuestro aliado, la herramienta en donde trabajaremos nuestros bloques, pero antes vamos a configurar y personalizar nuestro calendario, a continuación te damos unas recomendaciones.

Configuración

Antes de iniciar vamos a hacer unas configuraciones básicas, lo primero es configurar el idioma, formato de fecha y hora.

Vamos a configurar los eventos, estableceremos la duración mínima de nuestros bloques, y seleccionaremos la opción “reuniones rápidas” para tener los 5 minutos de espacio que mencionamos en las recomendaciones.

Iniciemos a bloquear

Coloquemos nuestro calendario en vista de semana e Iniciemos con el tiempo off, este es el bloque en el que establecemos nuestra rutina de noche y tiempo de dormir. Google Calendar nos permite programar eventos repetitivos, te recomendamos utilizar esta opción. Luego establezcamos nuestro bloque de rutina de mañana, comidas, y actividades fijas.

Ahora sí, vemos el tiempo disponible para nuestro trabajo, estudio, descansos, entre otros. Recuerda que podemos tener varias tareas en una misma categoría.

Esta planificación debe ser flexible y no debes llenar todos los espacios, imagina que surge una reunión por ejemplo, teniendo en mente tu calendario puedes proponer horarios.

¡Genial!, ¿verdad? puedes tomar un bloque el domingo para planificar tus tareas, por ejemplo, con Todoist, luego clasificar para crear los bloques y trasladarlos a Google calendar. Cada día puedes tener un bloque de media hora para acomodar y verificar tu plan de acción.

Qué ventajas obtienes

Dejaremos de pensar que tenemos 24hrs disponibles, sabremos con cuánto tiempo contamos realmente y aprovecharás mejor los tiempos con la clasificación de las tareas. Además evita que pierdas el tiempo pensando en qué hago ahora.

Con esto finalizamos, te recomendamos explorar la aplicación de Google calendar, explora los atajos de teclado, búsquedas de eventos, el manejo de múltiples calendarios -podrías usar uno a nivel personal y otro para tus trabajos-. Como siempre, te recomendamos probar esta técnica, podría ser una excelente solución para tu productividad.