Matriz Eisenhower, una solución para priorizar tus tareas

Las listas de tareas son útiles para llevar a cabo nuestros proyectos, pero ¿qué sucede cuando estas listas a veces se vuelven interminables? A veces lo único que necesitamos es un poco de organización y priorización, para hacerlo la matriz Einsenhower o de prioridades es una gran solución.

La matriz Eisenhower, es una herramienta que te puede ayudar a priorizar tus tareas de acuerdo a la urgencia e importancia por medio de 4 cuadrantes, cada uno con una estrategia que ahora te presentamos.

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?

Tal como nos indica la imagen, esta matriz de prioridades separa nuestras acciones en cuatro posibilidades:

1. Q1 – Urgente / importante
2. Q2 – Importante / no urgente
3. Q3 – Urgente / no importante
4. Q4 – No urgente / no importante

Veremos que esta matriz nos puede ayudar a determinar a qué dedicar nuestro tiempo.

Q1 – Urgente e importante, lo que debemos hacer primero

En este cuadrante están las tareas que exigen que se actúe de inmediato, se debe realizar hoy o mañana a más tardar. Estas tareas pudieron surgir de una fuente externa o de proyectos que se pospusieron hasta que se llegó a la fecha límite. Algunos ejemplos pueden ser que surgió un problema urgente con un cliente.

Q2 – Importantes, pero no urgentes

Son tareas importantes pero menos urgentes, aquí encontramos tareas recurrentes o que podemos calendarizar, por ejemplo, usando time blocking. La mayor parte de nuestras tareas deben estar en este cuadrante. Debemos tener cuidado, ya que si posponemos algunas de estas tareas, pueden terminar en el Q1. Algunos ejemplos pueden ser tareas regulares, o aprender una nueva habilidad.

Q3 – Urgente, pero no importante, se puede delegar

Estas tareas en realidad no son significativas. Pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede darnos la ilusión que estamos realizando las cosas que debemos hacer, pero al final sentirás que no estás cumpliendo con tus objetivos más importantes. En este cuadrante lo ideal es delegar y nosotros dar seguimiento, si no es posible, podemos negociar la carga de trabajo, automatizar o no aceptar algunos compromisos. Un ejemplo puede ser que en vez de ir a hacer la compra al supermercado, lo podemos solicitar a domicilio.

Q4 – Ni urgentes ni importantes

Son las tareas que no deberíamos estar haciendo, es importante detectarlas porque no contribuyen al progreso de nuestros objetivos y pueden consumir gran cantidad de tiempo e impedir que cumplamos con las tareas del Q1 y Q2. Por ejemplo, maratonear series, navegación en línea, organizar el correo electrónico en vez de responderlo. Este cuadrante representa la satisfacción del momento, pero al final terminaremos sintiéndonos culpables y no estamos diciendo que tener tiempo libre sea malo, al contrario la distracción moderada nos puede ayudar.

5 recomendaciones para trabajar con la matriz de prioridades

1. Lo primero es crear una lista de tareas y clasificar las urgentes e importantes, debemos establecer claramente nuestras prioridades para definir niveles de urgencia.
2. Podemos asignar códigos de color a cada cuadrante para que en una vista rápida podamos tomar decisiones.
3. Crear matrices separadas para tareas profesionales y personales. Con esto podemos detectar tareas similares que podríamos encapsular en el mismo periodo de tiempo.
4. No agregar demasiados elementos por cuadrante o se nos complicará las cosas, se perderá el propósito de la matriz. Podemos limitar a 7 u 8 acciones.
5. Eliminar antes que optimizar, la manera más rápida de hacer algo, es no hacerlo y esto no quiere decir que no trabajemos, si bien esta es una decisión difícil deberíamos eliminar las tareas que no nos lleven a nuestras metas.

Estrategias para afrontar cada cuadrante

Q1: De acuerdo a Stephen Covery en el libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, no debemos dedicar demasiado tiempo a estas tareas o puede provocarnos mucho estrés y agotamiento. Nos robará parte de nuestra energía.

Estrategia: Debemos organizarnos para realizar estas tareas primero. Al finalizar la semana reflexionemos si nuestra estrategia funcionó. Si la mayoría de estas tareas provienen de fuentes externas, podemos crear estrategias de cómo planificarlas y anticiparlas mejor. Podemos ver la forma de re equilibrar las tareas si estamos trabajando en un equipo de trabajo.

Q2: Es el cuadrante donde aumentamos nuestra eficencia resolviendo tareas, donde manda la prevención y la acción.

Estrategia: Establecer fechas de vencimiento razonables y anticipemos con la planificación

Q3: Si pasamos mucho tiempo en este cuadrante es momento de delegar, automatizar o reducir la cantidad de tiempo que pasamos en estas tareas.

Estrategia: Si no podemos delegar, podemos agrupar estas tareas a un bloque de tiempo por ejemplo una tarde en un día a la semana

Q4: Podemos estar atrapados en la rutina y con estrés evitando solucionar problemas. Está bien relajarlos pero estas actividades no traen rendimientos cuando se realizan en exceso.

Estrategia: Podemos hacer un seguimiento del tiempo para ver qué nos está robando el tiempo y crear estrategias para eliminarlas o reducirlas.

Recomendaciones finales

Cabe destacar que nuestra vida no se organizará mágicamente con esta matriz, pero podemos esforzarnos y encaminarnos a nuestros objetivos. Cada semana evalua tu matriz de prioriodades y realiza los ajustes necesarios, realiza estas preguntas: ¿Esto fue urgente para mí?¿Fue importante? Una vez establecidas las tareas en los cuadrantes podemos evaluar en qué estamos consumiento más tiempo.

Por último no utilicemos la productividad y la gestión del tiempo para evitar la pregunta ¿En realidad debemos hacer esto? Es mucho más fácil decir que no tenemos tiempo y decirnos a nosotros mismos que solo necesitamos ser más eficientes o perder menos tiempo, todo por no enfrentarnos a eliminar una tarea innecesaria.

“Estar ocupado es una forma de pereza: pensamiento perezoso y acción indiscriminada.”

Timothy Ferris

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